Digitalisering raakt steeds meer bedrijfsprocessen

---

RIJNMOND | Digitalisering raakt steeds meer bedrijfsprocessen. Voor veel ondernemers is digitalisering inmiddels geen apart project meer. Dagelijkse werkzaamheden verlopen steeds vaker via digitale systemen. Van het verwerken van orders en beheren van klantgegevens tot voorraadbeheer, planning en communicatie met leveranciers: achter veel bedrijfsactiviteiten zit tegenwoordig software. Dat biedt kansen, maar zorgt er ook voor dat organisaties steeds meer systemen naast elkaar gebruiken.

Vooral wanneer een bedrijf groeit, kan dat voor uitdagingen zorgen. Informatie staat bijvoorbeeld verspreid over verschillende programma’s, afdelingen werken met hun eigen bestanden en medewerkers voeren gegevens meerdere keren in. Daardoor wordt het lastiger om snel de juiste informatie te vinden. Een digitale werkomgeving moet uiteindelijk juist zorgen voor meer overzicht en efficiëntie.

Ook voor ondernemers in Maassluis en omgeving is dit een relevant onderwerp. De nieuwscategorie “ondernemers” op Maassluis.nu besteedt regelmatig aandacht aan ontwikkelingen rond ondernemen, digitalisering en technologie. Zo kwamen eerder onder meer digitaal werken en digitale platformen aan bod.

Waarom losse systemen voor problemen kunnen zorgen

Het gebruik van verschillende softwareprogramma’s hoeft op zichzelf geen probleem te zijn. Een onderneming heeft nu eenmaal verschillende functies nodig. Een boekhoudprogramma heeft een ander doel dan een systeem voor verkoop, productie of klantenservice. De problemen ontstaan vooral wanneer deze systemen nauwelijks met elkaar samenwerken.

Stel dat een fabrikant een nieuw product ontwikkelt. De informatie over dat product kan in eerste instantie bij de productontwikkeling worden vastgelegd. Vervolgens moet dezelfde informatie mogelijk worden gebruikt door de productieafdeling, verkoop, marketing, logistiek en klantenservice. Wanneer iedere afdeling met een eigen systeem of bestand werkt, bestaat het risico dat informatie verouderd raakt.

Een wijziging in een productomschrijving kan dan bijvoorbeeld in het ene systeem wel worden verwerkt, maar in een ander systeem niet. Hetzelfde geldt voor technische specificaties, versies, onderdelen of documentatie. Hoe groter het assortiment en hoe meer medewerkers bij een proces betrokken zijn, hoe lastiger het wordt om dit handmatig bij te houden.

Eén centraal overzicht van productinformatie

Een manier om meer structuur aan te brengen is het centraal beheren van informatie gedurende de volledige levenscyclus van een product. Daarbij gaat het niet alleen om het eindproduct, maar ook om de gegevens die tijdens de ontwikkeling, productie, verkoop en het verdere beheer ontstaan.

Hier komt PLM om de hoek kijken. Product Lifecycle Management draait om het beheren van productinformatie en processen gedurende de verschillende fases van een product. In plaats van informatie verspreid over allerlei losse bestanden en systemen te bewaren, wordt geprobeerd om de samenhang tussen gegevens, mensen en processen beter te organiseren.

Dat kan bijvoorbeeld relevant zijn voor een onderneming die meerdere producten ontwikkelt en produceert. Ontwerpgegevens, stuklijsten, technische documentatie en wijzigingen kunnen onderdeel zijn van een groter digitaal proces. Daardoor wordt het eenvoudiger om te bepalen welke informatie actueel is en wie toegang nodig heeft tot bepaalde gegevens.

Meer informatie over de mogelijkheden en toepassingen van PLM is te vinden bij PLMxpert.

Niet alleen techniek, maar ook samenwerking

Digitalisering wordt soms vooral gezien als een technische aangelegenheid. Toch is de techniek slechts een onderdeel van het verhaal. Een nieuw softwaresysteem lost namelijk niet automatisch organisatorische problemen op. Minstens zo belangrijk is de manier waarop medewerkers met informatie omgaan en hoe verschillende afdelingen samenwerken.

Wanneer een bedrijf een proces digitaliseert, is het daarom verstandig om eerst te kijken naar de huidige werkwijze. Waar wordt informatie opgeslagen? Welke gegevens worden meerdere keren ingevoerd? Waar ontstaan fouten? En welke afdelingen hebben dezelfde informatie nodig?

Door dergelijke vragen vooraf te beantwoorden, kan een onderneming gerichter bepalen waar digitalisering daadwerkelijk waarde toevoegt. Soms is een kleine aanpassing voldoende. In andere gevallen kan een uitgebreider systeem nodig zijn waarin verschillende processen met elkaar worden verbonden.

Groei vraagt om schaalbare processen

Een proces dat goed werkt voor een klein bedrijf, hoeft niet automatisch geschikt te blijven wanneer de organisatie groeit. Met tien producten en enkele medewerkers kan een spreadsheet bijvoorbeeld prima functioneren. Wanneer het assortiment uit honderden producten bestaat en meerdere teams ermee werken, kan dezelfde werkwijze snel onoverzichtelijk worden.

Dat maakt schaalbaarheid een belangrijk aandachtspunt bij digitalisering. Systemen moeten niet alleen geschikt zijn voor de huidige situatie, maar bij voorkeur ook kunnen meegroeien met de organisatie.

Vooral productgerichte bedrijven krijgen hiermee te maken. Een groter assortiment betekent immers meer productinformatie, meer wijzigingen en meer onderlinge afhankelijkheden. Wanneer iedere wijziging handmatig in verschillende systemen moet worden verwerkt, neemt de kans op fouten toe.

Een goed ingericht digitaal proces kan juist helpen om die complexiteit beheersbaar te houden. Medewerkers kunnen sneller de benodigde informatie vinden en wijzigingen kunnen beter worden bijgehouden. Daarmee ontstaat niet alleen tijdwinst, maar ook meer grip op de manier waarop een organisatie werkt.

Begin bij het proces, niet bij de software

Een veelgemaakte fout bij digitalisering is om direct op zoek te gaan naar een nieuw softwarepakket. Het is verstandiger om eerst het proces in kaart te brengen. Software moet uiteindelijk een bedrijfsproces ondersteunen en niet andersom.

Een onderneming kan bijvoorbeeld beginnen met een inventarisatie van de belangrijkste informatiestromen. Welke gegevens worden gebruikt bij productontwikkeling? Welke informatie heeft de productie nodig? Wat gaat er vervolgens naar verkoop, marketing en klantenservice? Door deze stappen inzichtelijk te maken, worden knelpunten vaak snel zichtbaar.

Daarna kan worden gekeken welke systemen al aanwezig zijn en waar koppelingen of verbeteringen mogelijk zijn. Misschien hoeft niet alles vervangen te worden. Soms kan een bestaande oplossing worden gekoppeld aan een ander systeem, waardoor informatie automatisch wordt uitgewisseld.

Digitalisering als onderdeel van toekomstgericht ondernemen

De manier waarop bedrijven werken blijft veranderen. Medewerkers werken vaker op verschillende locaties, klanten verwachten snelle informatie en organisaties verwerken steeds grotere hoeveelheden gegevens. Tegelijkertijd neemt de afhankelijkheid van digitale systemen toe.

Dat maakt het belangrijk om niet alleen te kijken naar de vraag welke software een onderneming vandaag nodig heeft. Ook de toekomstige ontwikkeling van het bedrijf verdient aandacht. Een digitaal proces dat overzichtelijk, schaalbaar en goed beheersbaar is, kan een belangrijke basis vormen voor verdere groei.

Voor ondernemers betekent dit vooral dat digitalisering niet per se een groot en ingewikkeld project hoeft te zijn. Door processen stap voor stap te bekijken en te bepalen waar informatie beter kan worden georganiseerd, kunnen al belangrijke verbeteringen ontstaan. Zeker bij bedrijven die veel met producten, onderdelen en technische informatie werken, kan een geïntegreerde aanpak veel verschil maken.

De overstap van losse systemen naar een meer samenhangende digitale werkwijze gaat uiteindelijk dan ook niet alleen over technologie. Het gaat vooral om het creëren van overzicht: weten welke informatie beschikbaar is, waar die vandaan komt, wie ermee werkt en hoe wijzigingen door de organisatie heen worden verwerkt. Dat vormt een belangrijke basis voor bedrijven die hun processen verder willen professionaliseren.

ibv221mnu